- Самое главное для нас, лидеров проекта и сотрудников – заранее понять, как будет работать офис после глобальной перестройки. Потому что офис претерпел значительные изменения. Мы понимали, что сотрудники не смогут работать в новом офисе по старым законам. Поэтому самым сложным было подготовить людей - рассказать им про суть новаций и пояснить, как будет функционировать новый офис с тем, чтобы исключить недопонимания.
Изначальная цель проекта - дать сотрудникам Майкрософта новый современный офис, удобный для работы, в котором они могли бы реализоваться, и который способствовал бы совместной командной работе и внедрению различных процессов, инноваций. Проведя ремонт офиса, мы провели опрос сотрудников и получили увеличение удовлетворённости от 15 до 20%. Проект сложился успешно. Мы хотели создать офис с новыми технологиями, которым бы сотрудники гордились, который бы они с удовольствием показывали клиентам. Это были основные наши задачи.
Но если при этом получалось решить различные административные вопросы – мы были бы удовлетворены. И нам удалось решить эти вопросы. В частности, офис стал гибким: теперь он способен выдерживать увеличение количества сотрудников на 15-20%. Теперь его можно трансформировать, видоизменять.
Мы сталкиваемся с тем, что молодые поколения более технологически подкованы и оснащены. Они гораздо легче общаются с различными техническими гаджетами. Современное поколение готово оставаться в режиме онлайн почти 24 часа в сутки. В связи с этим требования к офису новой компании предъявляются несколько иные. Мы не требуем от сотрудников находиться в офисе с 9 до 18, с одной стороны. С другой стороны, когда человек может работать из автобуса, из машины, из дома, из кафе, перед работодателем встает вопрос - как сделать офис настолько привлекательным, чтобы их тянуло работать именно из этого места.
Перед нами стояли следующие задачи – чтобы сотрудники хотели работать в офисе и без проблем общаться между собой. Концепция нового офиса складывается в достаточно простую фразу: «работа – это не то место, куда ты приходишь. А то, что ты делаешь». В связи с этим претерпела изменение и сама концепция современного офиса - он должен быть максимально удобным, комфортным и представлять возможности по количеству различного рода рабочих мест, на которых бы любой человек мог с удобством для себя работать.
Главная задача - предоставить сотрудникам широчайший выбор рабочих мест, чтобы они могли по необходимости использовать все.
Теперь переходим к практике. Начнем с рассказа о технологиях. Изменения в офисе в первую очередь становятся возможными с развитием технологий. Когда 12 лет назад мы строили свой первый офис, у нас не было возможности сделать вай-фай, поэтому сотрудники были привязаны к рабочим местам. Сейчас мы дошли до таких технологий, когда сотрудник может работать из любого места в офисе. Исходя из этого, технологии позволили нам провести определённый статистический анализ, который помог сформировать концепцию офиса. У нас в головном офисе работает порядка 1000 сотрудников.
Мы задались вопросом - сколько сотрудников каждый день бывает в офисе?
И мы решили использовать контроль индивидуальных вай-фай подключений - автоматически фиксируется подключение по беспроводной связи. Таким образом по количеству подключений мы можем сказать в каждый час рабочего времени, сколько сотрудников находилось в офисе. Исходя из этого, мы увидели, что в среднем посещаемость колеблется в районе 50% от тысячи. Это не означает, что только половина сотрудников приходит в офис. Это означает, что в любой момент времени у нас 50% списочного состава, потому что кто-то мог прийти утром, кто-то вечером приехать.
Правда, в некоторые моменты в офисе находилось более 50% сотрудников. Например, по понедельникам, когда компания устраивает совещания, их посещало 700-750 человек.
Мы изначально сделали меньшее количество рабочих мест, но компенсировали недостающие рабочие места большим количеством переговорных пунктов.
С этой целью мы на 10% сократили количество рабочих мест. Теперь в офисе не 1000 столов стоит, а порядка 650 столов. Мы компенсировали это увеличением в два с половиной раза количества переговорных комнат. Если раньше их было 60, то сейчас 140 - от больших комнат на 12-16 человек до индивидуальных кабинок.
Широкий спектр переговорных комнат позволил снять пиковую нагрузку на офис.
В итоге офис при той же самой загрузке производит впечатление полупустого, хотя в него приходит ровно столько же сотрудников, сколько до этого.
Изменив офис, нам удалось повысить эффективность сотрудников. Вся эта схема работает только в том случае, если одновременно с увеличением количества мест и добавлением количества переговорных мы исключаем фактор индивидуальных рабочих мест. Так как когда требуется место для каждого человека - это ведет к пустующим местам, к простою мест. Если мы исключаем этот фактор персональных рабочих мест, то люди имеют возможность работать в разных местах в офисе - выбирать то место, которое им больше нравится.
Большое количество переговорных привело к тому, что люди стали больше общаться. Отсюда стало рождаться больше идей. Если человек может быстро получить консультацию или совет от коллег - это позитивно сказывается на всем процесс. А для увеличения производительности он может уединиться и, например, подготовиться к презентации. Эти факторы повлияли на увеличение производительности и эффективности сотрудников и в целом компании. Когда люди имеют возможность так неформально общаться, то гораздо быстрее решаются все рабочие вопросы. Это способствует убыстрению процессов, увеличению производительности, взаимодействия.
Это результаты двух опросов. Первый проводился до того, как мы начали переоборудовать офис. Мы спрашивали сотрудников, как они оценивают гибкость своего места, как происходит взаимодействие между ними, испытывают ли они гордость за рабочее место, нравится ли им их производительность, как они оценивают инновационность офиса, показ технологий компании Майкрософт. Следующее исследование было проведения спустя 2-3 месяца после окончания ремонта – люди должны были отдохнуть от переездов, попробовать работать в новых условиях. И мы задали им те же самые вопросы и получили рост удовлетворенности сотрудников по всем направлениям.
Были выбраны представители из разных, с которыми мы отдельно собирались и обсуждали различные идеи по интерьеру. И получали от них обратную связь - замечания, пожелания, использовали эти комментарии. Также мы обсуждали общую концепцию – какие предметы интерьера сотрудники хотят видеть в офисе. С момента начала и до воплощения в жизнь концепция претерпела много изменений. Первая концепция сотрудникам не очень понравилась. В итоге мы создали вторую концепцию, которая удовлетворила большинство. После того как мы построили этажи, были комментарии в таком духе – «какой скучный пятый этаж и какой замечательный шестой». Но в нашем случае это не критичный момент, так как, имея возможность работать в любом месте офиса, сотрудник идет работать на тот этаж, который ему нравится. Таким образом нивелируется момент антипатий к какому-либо этажу.
Мы использовали концепцию Умного дома. Большой потенциал есть у мониторинга состояния помещений. Мы сами планируем внедрить его в переговорных помещениях. Он будет мониторить температуру, присутствие людей: если переговорная не используется, бронь на нее удаляется. Разработана концепция, как это должно делаться, чтобы работа была более эффективной.
Мы изначально были за неформальный дизайн, за свободную планировку. Открытое пространство переговорными разделено таким образом, чтобы вместе не собиралось больше 12-18 работников. Это способствует звукоизоляции разных зон. И столько места достаточно для того, чтобы команды могли компактно собираться и работать.