«Как грамотно перевести сотрудников на удаленную работу»

Диапазон цен широк и зависит от многих нюансов, но давайте на контрасте: реализация сетевого хранилища при помощи популярных устройств Synology объемом в 16 Тб обойдется примерно в $2500-$3000. Для сравнения аренда такого же пространства в облаке – например, в Google Диске – будет стоить порядка $200 в месяц. Мы – как производитель систем для защиты бизнеса – облачным технологиям не доверяем. Хотя они вполне подходят организациям, чьи бизнес-процессы не чувствительны к конфиденциальности информации.

Таск-трекер, ERP-система, CRM-система у наc самописные. Но на рынке их огромное количество, от Microsoft с гигантской стоимостью и безграничными возможностями (Axapta – 150 000$) до самой известной CRM-системы Terrasoft. Если вы точно понимаете, что вам нужно, то определенно найдете вариант под свой бюджет.

Отсутствие офиса и начальника поблизости расслабляет. А холодильник с телевизором усугубляют. Сможет ли человек самоорганизоваться в таких условиях?

Мы еще на собеседовании даем понять, что удалённая работа почти не будет отличаться от офисной: обычно рабочий день с 9-00 до 18-00, час на обед, зарплата на карточку. За нарушения – санкции. Сотрудник не должен ощущать себя обособленным. Задача работодателя – помочь и так наладить взаимодействие в команде, чтобы люди ощутили себя в единой рабочей среде.

Для проверки соблюдения регламента понадобится система учета рабочего времени. Такие программы анализируют, сколько и над чем люди работают, в каких программах и приложениях, чем занимаются в интернете. Отчеты помогают отслеживать нарушения и оценивать эффективность работы. Так вы будете объективно понимать, приносит ли специалист ту пользу для компании, которой вы от него ожидали.

Мы контролируем дисциплину всех сотрудников с помощью собственной системы учета рабочего времени. Если опыта применения таких инструментов нет, подскажу несколько принципиально важных критериев выбора:

· Разнообразие отчетов. Многие системы показывают картину занятости слишком общо: во сколько включил и выключил компьютер, сколько времени был активен. Но человек мог пить кофе, включив ноутбук, или проявлять активность не по работе. Отчёты должны давать достаточно информации для оценки полезности специалиста.

· Сильная аналитика. Например, одни программы просто отслеживают посещенные сайты – и после вы долго разбираете эти списки «вручную». А другие категоризируют автоматически – и объясняют, что один сотрудник 20% времени «ходил» по новостным ресурсам, а другой то же время читал профлитературу. Их эффективность будет отличаться, и с хорошей аналитикой вы сможете это учесть.

· Возможность усилить контроль. С некоторых систем учета можно перейти на DLP-системы, которые не только проконтролируют дисциплину, но и защитят бизнес от утечек. Переход дастся проще, поскольку вы уже частично знаете продукт, и гораздо дешевле.

Работа над одной задачей из разных часовых поясов может вылиться в простои. Если рабочий день у специалистов начинается в разное время, реакция так или иначе будет отложенной, но это можно контролировать. Мы позаботились о том, чтобы графики коллег пересекались минимум на 4 часа. В это время они строго на связи и оперативно реагируют. Кроме того, отделы предусмотрительно планируются и руководители следят, чтобы у каждого члена команды были задачи «наперед» и ясные приоритеты.

Клиентские базы, финансовая информация, уникальные разработки и даже просто знание внутренних процессов – все это ценная информация, наверняка интересная третьим сторонам. Например, конкурентам – чтобы вас обойти. А значит, сотрудники, имеющие доступ к таким секретам фирмы, – по умолчанию потенциальная угроза. Они могут использовать информацию в корыстных целях или сливать ее в результате шантажа. В любом случае обнаружить мошенничество за пределами корпоративной сети очень сложно. Этот риск также закрывается с помощью специальных программ – DLP-систем. ПО устанавливается на компьютеры удаленных сотрудников и контролирует каналы передачи информации. Так компания видит, что происходит с ее данными, а в случае нарушения политик безопасности получает оповещение. Задача DLP – предотвратить утечку, но возможности некоторых продуктов шире и позволяют пресекать разные виды мошенничества.

Мы используем собственную DLP-систему. Для тех, кто соберется попробовать такой инструмент, подскажу несколько критериев выбора:

· Количество контролируемых каналов.

· Аналитические возможности.

· Надежность и скорость работы системы.

· Наличие, качество и быстрота реакции техподдержки.

· Экспертиза, опыт и надежность вендора.

· Цена и стоимость владения системой.

Забегая вперед, скажу, что после разработчиков мы перевели на удаленку тестировщиков и окончательно закрепили такой формат работы. Но все же к эксперименту следует подходить осторожно. Кроме вопросов контроля и безопасности, тут остро стоит вопрос мотивации и управления персоналом. Распределенной команде нужен сильный менеджмент, чтобы каждый удаленный специалист чувствовал себя частью коллектива. Незнание того, что стоит за аватарами коллег в мессенджерах и чем в глобальном смысле полезна та или иная работа, демотивирует. Задача менеджера – объединить разрозненный коллектив, контролировать настроения и по возможности все же устраивать очные встречи. Мы, например, каждое лето организуем выездной корпоратив, куда приглашаем всех сотрудников независимо от региона. Что касается офисных плюшек, которых лишены «домашние» специалисты, – они успешно компенсируются зарплатой, выше средней по их региону.

Если подводить итог, то удаленная работа имеет два неоспоримых плюса: возможность нанимать компетентных и хорошо мотивированных специалистов независимо от их местоположения и при этом не увеличивать расходы на аренду и содержание офисов. Если подойдёте к организации удаленной работы серьезно, опыт наверняка будет положительным.