ЛАЙФХАКИ
ПОЛЕЗНЫЕ ПРИВЫЧКИ HR-СПЕЦИАЛИСТА
В сутках всего 24 часа, а у вас еще кипа дел и куча кандидатов? Возможно, виноваты не все вокруг, а вам всего лишь надо поработать над своей производительностью. К счастью, есть много способов, которые помогут сберечь время для важных задач.

Мы подготовили список надежных советов.
Выбирайте, какие подойдут вам.

Пользуйтесь тайм-трекерами

Трудно оценить свою эффективность, если даже не знаешь, какие задачи отнимают основную часть времени.

Попробуйте установить приложения для отслеживания времени, такие как RescueTime, Toggl или ATracker. Посмотрите, какие задачи занимают большую часть времени.

Мы советуем RescueTime. Он отслеживает продолжительность и качество времени, которое вы проводите за гаджетами (компьютер, телефон, планшет) в фоновом режиме. Toggl и ATracker также отслеживают время, затрачиваемое на отдельные задачи. Все приложения бесплатны.

Дробите рабочий день на отрезки

Используйте метод "дробленого календаря". Возьмите свой список дел на день и выделите временной интервал для каждого типа занятий. К примеру, если вы привыкли выполнять сложные задачи с утра, займитесь сорсингом или написанием текстов для вакансий в это время. Затем, выделите время на телефонные звонки. И так далее.

Вы получите полноценный график, которому легко следовать. Не забудьте включить туда короткие перерывы на отдых и обед.

Автоматизируйте календарь

Договориться о времени, подходящем для вас и кандидата (коллег), вызывает свои сложности и отнимает время. Требуются несколько сообщений с длинными паузами, уточнениями, переносами и т.д.

Попробуйте автоматизированный календарь, например Calendly. Инструмент синхронизируется с вашим календарем и задает личное расписание. Благодаря ему кандидаты и коллеги будут знать, когда вы свободны. Вам нужно лишь поделиться ссылкой. Инструмент бесплатен.

LinkedIn также предлагает использовать LinkedIn Scheduler в LinkedIn Recruiter. Добавьте ссылку на ваш календарь прямо в InMail. Кандидату кликнет на ссылку и выберет подходящее время.

Находите похожих кандидатов

Если вы пользуетесь LinkedIn Recruiter, обратите внимание на строку поиска. Введите имя кандидата, который, по вашему мнению, идеально подходит и кликните на "Найти похожие контакты". Вы получите список специалистов по заданным параметрам.

Приведите рабочий стол в порядок

Как бы это примитивно не звучало. Речь здесь идет не только о рабочем столе в офисе. Мы знаем, что кипа бумаг, в которых невозможно что-либо найти, и остатки еды не благотворно влияют на продуктивность человека. Кроме того, захламленность постоянно отвлекает внимание на себя, появляется раздражающий фактор.

Заполненный рабочий стол компьютера — тоже отдельная проблема. Вам трудно найти нужный документ, и компьютер начинает "тормозить" не по-детски из-за внутренних процессов. Кстати, чтобы увеличить производительность компьютера можно еще убрать программы из автозапуска.

Оптимизируйте вкладки в браузере

Скажите, знакома ли вам следующая ситуация: вы сорсите кандидатов около 10 минут, а у вас уже открыты 1000 вкладок? По крайней мере, есть такое ощущение. Вкладок много, вы не попадаете на них курсором и все больше нервничаете. И чем больше вкладок вы открываете, тем медленнее работает компьютер. Таким образом, еще один пожиратель времени и продуктивности — ваш браузер.

Чтобы ускорить работу, выделите сайты, на которые вы заходите чаще всего и добавьте их в избранное. Вы сможете быстрее переходить по сайтам.

Установите бесплатное расширение для браузера. Если вы используете Google Chrome, скачайте OneTab. Храните все открытые вкладки в одном аккуратном списке. Если понадобятся несколько вкладок из списка — просто выберете нужные. У Opera есть бесплатное расширение Group Your Tabs, работает в точности, как предыдущее. Для Firefox загрузите Tree Tabs. Расширение похоже на OneTab, только вкладки деляться по иерархии и категориям.

Организуйте работу почты

Работа с электронной почтой занимает значительную часть в жизни HR. Поэтому, нужно максимально ее автоматизировать.

Создайте шаблоны писем в своей почте. Вам больше не придется тратить время на написание и продумывание формулировки для каждого письма. Используйте данную функцию можно при приеме заявок или же объявления промежуточных решений по кандидатуре.

Создайте свою тактику

Кстати, как лучше рассказывать специалистам, на какой стадии находится решение об их кандидатуре?

Предлагаем попробовать тактику эксперта по подбору персонала, Стейси Запар, которую она назвала Feedback Blitz. Каждую пятницу она выделяет два часа, чтобы отправить обратную связь своим кандидатам. Стейси заранее предупреждает кандидатов, что их выходные не начнутся без новостей от нее. И сдерживает свое обещание. Таким образом, кандидаты понимают, что нет смысла по сто раз писать и звонить рекрутеру. Они получат ответ в отведенное время.

Отключите уведомления

Обратите внимание на то, как часто вы проверяете свою электронную почту. Кажется, что пара минут не имеют значения, но вместе они образуют временную пропасть.

Чтобы свести к минимуму все отвлекающие факторы, отключите уведомления на ваших устройствах, особенно когда вы решаете задачу, требующую полного внимания.

Выделите время на проверку почты, например, когда приходите в офис, после обеда и ближе к вечеру. Не держите вкладку электронной почты на вашем компьютере открытой, чтобы не противостоять искушению. Такое же правило касается социальных сетей. Если вы боитесь что-то упустить — добавьте номер телефона в электронную подпись.

Пользуйтесь ИИ

Искусственный интеллект врывается во все сферы нашей жизни, в том числе и HR. Мы не раз писали о плюсах использования ИИ в работе и упомянем об этом снова.

Чат-боты сэкономят время в рутинных действиях. Существует ряд готовых ботов, к примеру, Мия. С ее помощью рекрутеры автоматизируют до 75% работы. Некоторые компании, такие как Sutherland и Johnson & Johnson, даже создали собственные чат-боты.

В качестве дополнительного бонуса, боты могут делать то, что вы не можете: работать круглосуточно.

Проводите интервью удаленно

Удаленные интервью экономят время не только кандидата, но и рекрутера. Представьте, вам не нужно бронировать переговорную, заказывать пропуск и прочее. Если кандидат опаздывает на собеседование, вы занимаетесь своими делами за рабочим столом (или в любом удобном месте), никуда не торопясь. Для проведения интервью можно использовать Skype, WhatsApp, Viber и др.

Видеоинтервью становятся все более популярными при проведении первичного собеседования. Например, компания VCV предоставляет специальный инструмент. Рекрутер заранее пишет вопросы, а соискатели отвечают на вопросы в видеоформате. Результат отправляется в HR-отдел заказчика.

Дружите с кандидатами

Поддерживать дружеские отношения с кандидатами, которые вам, допустим, не подошли — хорошая привычка. Здесь вы убиваете нескольких зайцев за раз.

Во-первых, кандидат в будущем поиске работы может обратиться к вам.
Во-вторых, лояльно настроенный к вам человек будет рекомендовать вас знакомым.
В-третьих, таким образом вы прокачиваете бренд работодателя.
А в четвертых — вы экономите свое время.

Работайте с рекомендациями

Рекомендации — это источник кандидатов. Как работать с рекомендациями? Вот два способа.

Как и говорилось в предыдущем пункте, если кандидат не подошел вам (или вы ему), не стесняйтесь спросить у него рекомендаций. Если удалось создать теплые отношения, человеку не составит трудности выслать вам пару контактов или даже список.

Рассказывайте об открытых вакансиях внутри компании через внутренний портал, газету и прочее. Возможно, кто-то из сотрудников давно хочет привести своего знакомого в компанию, но не знал, как это сделать. Приятным бонусом будет премия или скидка на товар компании в обмен на устройство рекомендованного человека.

Рекомендуйте нас коллегам: